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… aber auch wirklich gut laufen! In diesem Beitrag erfahren Sie Möglichkeiten für erfolgreiche Online-Workshops zur Strategieentwicklung in internationalen Teams. Im ersten Teil meines Blogbeitrags beschrieb ich einen Teamentwicklungsprozess, der von Präsenz auf Virtuell erfolgreich übertragen wurde. Jetzt zeige ich Ihnen dieselbe Situation zur Strategieentwicklung.

Ich erläutere Ihnen wieder Ausgangssituation, Umsetzung und die Key Learnings. Sie werden erkennen, wie Online-Workshops sogar die Entwicklung einer gesamten Organisation unterstützen können.

Strategie-Workshop mit einem internationalen Führungsteam

Ausgangssituation
Ein Unternehmensbereich mit ca. 400 weltweit verteilten MitarbeiterInnen möchte die neuen strategischen Firmenschwerpunkte schnell im eigenen Bereich umsetzen. Der Konzern genehmigte nicht den geplanten Strategie-Workshop für die 17 Führungskräfte aufgrund von Sparmaßnahmen bei Reisekosten. Die Alternative waren Online-Workshops. Es wurde die Meeting-Plattform Adobe Connect gewählt, weil die Infrastruktur vorhanden und die Führungskräfte damit vertraut waren. Außerdem erfüllte Sie die Kriterien für den gewünschten Rahmen:

  • Ähnlichkeit zum Präsenz-Workshop: Bild und Ton
  • Hohe organisatorische Flexibilität – geringer Aufwand für Logistik (Räumlichkeiten, Equipment)
  • Keine Hybrid-Veranstaltungen – jeder Einzelne soll das gewählte Tool nutzen (nicht in Gruppen). Grund: starker Informations- und Interaktionsverlust für die Personen, die nicht im Raum sind
  • Hohe Transparenz und Übersicht in den Besprechungen

Umsetzung
Der ursprünglich zweitägige Strategie-Workshop wurde in vier zwei bis zweieinhalb Stunden Online-Workshops aufgeteilt. Der Zeitrahmen war vier Wochen. In der Zeit zwischen den Online-Workshops erarbeiteten die Führungskräfte die offenen Punkte für das Strategiedokument. Überdies bereiteten sie die nächsten Inhalte vor.

Die Prozessschritte der Online-Workshops:
1. IST-Analyse: Wo stehen wir heute als Bereich, inkl. Zahlen Portfolio?
2. TREND-Analyse: Was passiert in unserem Umfeld, inkl. Wettbewerber Markt?
3. BRAINSTORMING Priorisierung: Wie können wir die Herausforderungen meistern und was sind kritische Punkte, die wir erledigen müssen?
4. Entscheidung und Aktivitäten: Review der Priorisierung, inkl. einem ersten Aktivitätenplan

Für ein umfassenderes Bild aus den Online-Workshops wurden Fachexperten unterschiedlicher Abteilungen eingeladen. Je nach Schwerpunkt des Online-Workshops variierte die Teilnehmerzahl zwischen 12 und 22. Das wirkte sich auf die Methoden aus.

Methoden
Wichtig für den Methodenmix war das Ziel, eine maximale Beteiligung der TeilnehmerInnen zu erhalten.

  • Eröffnung:
    – Unterschiedliche Abfragen über Poll-Frage
    – Eröffnungsfragen, die mit dem jeweiligen Schwerpunkt der Workshops zu tun hatten
  • Orientierung:
    – Kurze Präsentationen und Vorträge
  • Bearbeitung:
    – Synchrone Kleingruppenarbeiten mit anschließender Vorstellung der Ergebnisse in der gesamten Gruppe
    – Worldcafe
    – Analyse Trend Phase: Umfeld-Analyse (Environmental Analysis), 5 Competitive Forces, Kernkompetenzen
    – Brainstorming Phase: Elemente aus Design Thinking, Profit from the core
    – Entscheidung Aktivitäten: Business Canvas
    – Bewusste Pausen
  • Abschluss:
    – Priorisierungs- und Abstimmungstechniken über Poll-Fragen

Tools
Als Werkzeug wurde Adobe Connect mit Audio-Telefonleitung verwendet. Die Raumgestaltung in Adobe Connect lehnte ich an Präsenz-Workshops an – wir nutzten Pin-Boards, Flip-Charts usw.

Key Learnings
Für den gesamten Führungskreis war es ein Erfolg, weil sie innerhalb von sechs Wochen eine weltweite Bereichsstrategie entwickelten – ohne Präsenz-Workshops. Durch die Beteiligung der MitarbeiterInnen (Fachexperten) wurde einerseits festgestellt, dass der gesamte Bereich die Strategie annahm. Andererseits waren weniger Abstimmungs- und Klärungsgespräche notwendig, was die Geschwindigkeit der Umsetzung erhöhte.

Die Moderation erfolgte zu zweit, damit die Aufmerksamkeit für Prozess, Gruppe und Technik möglich war. Bei Online-Workshops werden zusätzlich zum Ablauf die virtuellen Räume vorbereitet. Deshalb waren die Vor- und Nachbereitung der einzelnen Online-Workshops aufwändiger im Vergleich zum ursprünglichen Präsenz-Workshop. Der Gesamtaufwand für die Erstellung des Strategieplans war etwa gleich, da die inhaltliche Bearbeitung bereits zwischen den einzelnen Workshops stattfand anstatt im Anschluss wie bei Präsenz-Workshops. Die TeilnehmerInnen vermissten den kollegialen Austausch in den üblichen Randgesprächen von Workshops. Dennoch haben Sie Online-Workshops schätzen gelernt.

Meine Erfahrung bestätigt, dass Online-Workshops eine gute Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen sind. Die Technik wird stets besser und die Bereitschaft für Online-Medien ist hoch. Ebenso sind zwei Drittel der TeilnehmerInnen davon überzeugt, dass ein moderierter Online-Workshop genauso effektiv ist wie ein Präsenz-Workshop. Sie betrachten dabei das Gesamtbild von Reisen, Wartezeiten, Übernachtung, Kosten und die eigentliche Veranstaltung.

Natürlich funktionieren diese Veranstaltungen nicht von selbst. Es braucht eine intensive Vorbereitung, professionellen Umgang mit den Tools und eine klare Moderation – alles lernbar.

Wer in diesem Bereich noch erprobtes Handwerkszug von erfahrenen Beratern benötigt, findet dies im neuen Seminar „Online-Workshop Moderation„ von ComTeam.

Frank Waible

Veränderung zieht sich wie ein roter Faden durch meinen beruflichen Werdegang. Es hat mich immer beschäftigt, wie eine nachhaltige und wertschätzende Veränderung gelingt.
Als Organisationsberater konzentriere ich mich auf Veränderung, Strategieentwicklung und Agile Organisationsformen, Führungskräfteentwicklung und -begleitung, und Führen von verteilten, virtuellen Teams. Nach meinem Studium als Diplom Wirtschaftsingenieur hatte ich die Möglichkeit, in internationalen Unternehmen Veränderungen in der Führungs- und Organisationskultur maßgeblich mit zu gestalten. Als Führungskraft, Experte, Berater und Trainer war es mir immer wichtig, die betroffenen Menschen sinnstiftend an der Veränderung mit zu beteiligen. Aufgrund meiner Tätigkeit im internationalen Umfeld finde ich es erfrischend und spannend, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
Mein Credo ist, die Menschen wertschätzend in selbstbestimmtes Tun zu bringen, damit Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen gemeinsam einen erfolgreichen Weg kreieren und leben.

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