Wie soll Teamentwicklung online funktionieren?

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… aber auch wirklich gut laufen! In diesem Beitrag erfahren Sie Möglichkeiten für erfolgreiche Online-Workshops zur Teamentwicklung in internationalen Teams. In den letzten Jahren nehmen Online-Workshops rasant zu. Für national und international verteilte Teammitglieder ist es oft einfacher, Online-Besprechungen anzusetzen. Weder Räume noch spezielle Logistik müssen gebucht werden.

Seit 20 Jahren arbeite ich mit internationalen Teams in Online-Veranstaltungen. Es nervt, nette Gesprächsrunden oder eine Frontalbeschallung ohne Interaktivität zu erleben. TeilnehmerInnen verlassen dann ohne Klarheit die Online-Workshops, weil sie nicht fähig waren, der gesamten Besprechung zu folgen! Eine wirklich gut geführte Online-Besprechung erlebe ich nicht oft. Trainer nutzen Technik und Methoden selten optimal, um TeilnehmerInnen einzubinden, obwohl es mittlerweile möglich ist.

Ich erzähle Ihnen von einem Gruppenprozess, der üblicherweise als Präsenz-Veranstaltung geplant wird, aber in ein Online-Format übertragen wurde. Wenige erwägen den Gedanken, dass Teamentwicklungen in diesem Rahmen Erfolg haben. Anhand eines realen Beispiels erläutere ich, wie die Entwicklung von Teams oder einer Organisation auch in Online-Workshops gelingt. Ich beschreibe die Ausgangssituation, die Umsetzung und die wesentlichen Erkenntnisse daraus.

 

Teamentwicklungen mit international verteilten Teammitgliedern

Ausgangssituation
Ein Unternehmensbereich führte eine ganzheitliche, globale Restrukturierung durch. Die ursprüngliche Organisation war länderorientiert. Nach der Umstrukturierung entstanden länderübergreifende Experten-Teams, z. B. Beschaffung und Risiko-Management. Die Teamkonstellationen veränderten sich, ebenso wie die Führungsrollen – durch „Führung ohne Weisung“ und der Notwendigkeit von interkulturellen Kompetenzen.

Um die Teams in ihrer Veränderung zu unterstützen und keine Reisekosten zu verursachen, wurden auf freiwilliger Basis Online-Workshops zur Teamentwicklung angeboten. Die Zielsetzung einer virtuellen Teamentwicklung war, ein gemeinsames Bild und eine Vision zu bekommen: Für was steht das Team? Weitere Themen waren Rollenklärung, Kommunikation und interkulturelles Verständnis.

Umsetzung
Jedes Team nahm teil an einer Serie von sechs mal zwei Stunden Teamentwicklungs-Workshops. Diese waren alle aufgebaut wie eine klassische zweitägige Teamentwicklung. Die Themen wurden auf zwei bis zweieinhalb Stunden aufgeteilt und für jede Session wurde der Online-Workshop-Raum individuell vorbereitet, ähnlich wie in einem Präsenz-Workshop.

Anfangs wurden die Workshops mit zwei ModeratorInnen durchgeführt. Nach dem zweiten Workshop wurde die Gruppe von einem Moderator weiter begleitet, da die TeilnehmerInnen Selbstsicherheit in den technischen und logistischen Themen gewannen. Sie hatten einen Überblick über die Inhalte und den Ablauf aller Sessions. Im Einzelnen bearbeiteten die Teams folgende Themen:

  • Wer sind wir als Team? Stärken, Kompetenzen, Standorte, Erfahrungen
  • Was ist unsere vorgegebene Zielsetzung und was ist unsere Vorstellung zur Team-Zielsetzung?
  • Welche Rollen existieren im Team, formell und informell?
  • Was brauche ich, um im Team erfolgreich zu sein?
  • Wie erreichen wir es gemeinsam?

Die Gruppengröße war zwischen 12-18 MitarbeiterInnen von 7-10 Standorten mit mehreren Nationalitäten, weswegen die Workshop-Serie auf englisch durchgeführt wurde.

Methoden
Um die Beteiligung in der Teamentwicklung gut zu gestalten und ein gemeinsames Erleben zu ermöglichen, nutzte ich verschiedene Methoden:

  • Eröffnung:
    – Eröffnungsfragen
    – Murmelgruppen
    – Stimmungsbild anhand von Klebepunkten/Poll-Fragen
    – Vorstellung anhand eines Symbols
  • Verarbeitung:
    – Synchrone Kleingruppenarbeiten mit anschließender Vorstellung der Ergebnisse in der gesamten Gruppe
    – Brainstorming-Phase: Elemente aus Design Thinking und Beschreibung des Teamgeists
    – Entscheidung Aktivitäten
    – Kollegiale Beratung
    – Klebepunkte-Techniken über Poll-Fragen
  • Asynchrone Zusammenarbeit: Außerhalb der Online-Workshops bearbeiteten kleinere Teamzusammensetzungen gemeinsam definierte Hausaufgaben, die sie im nächsten Online-Team-Workshop zur weiteren Bearbeitung vorstellten.

Tools
Als Werkzeug wurden zwei unterschiedliche Online-Meeting Tools verwendet: Adobe Connect mit einer eingebundenen Audio-Telefonleitung und Lync (Skype for business). Jeder Raum in Adobe war unterschiedlich gestaltet. Es wurden verwendet:

  • Chat-Boxen wie Moderationskarten auf einem Pinboard
  • Note-Boxen wie Flipcharts
  • Poll-Questions wie Klebepunkte-Fragen (z. B. Stimmungsbarometer)
  • Software Add-Ons für Timer, Weltkarte zur Standortdarstellung
  • Webcams für Gruppendiskussionen, Murmelgruppen oder kollegiale Beratung
  • Break-Out Räume für Kleingruppenarbeiten

Key Learnings
Die meisten TeilnehmerInnen waren überrascht, dass sie trotz der räumlichen Entfernung und der Kommunikation über Web-Cam Vertrautheit und Teamgefühl aufbauten. Es war möglich, alle Punkte der Zielsetzung mit dem Team gemeinsam zu bearbeiten. Ein wichtiger Aspekt aller TeilnehmerInnen war, sich Gedanken darüber zu machen, was einem in der realen (Präsenz) Welt wichtig ist und was man braucht, um im verteilten Team gut zusammen zu arbeiten.

Für die Moderation war es wichtig, die Aufmerksamkeit auf den Prozess, die Gruppe und die Technik zu halten. Ab dem zweiten Workshop wurde es schwieriger, da es nur mehr einen Moderator gab. Dabei half es sehr, dass die TeilnehmerInnen mit dem Online-Raum vertraut waren. Sie zeigten eine einwandfreie Disziplin und Verständnis in Bezug auf Technik, Redezeit und Mitarbeit, was die Moderation stark erleichterte.

Nachdem ich bis heute viele Online-Workshops begleitet habe, stelle ich fest, dass es eine gute komplementäre Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen ist. Die Technik wird seit Jahren immer besser und die Bereitschaft der Beteiligten ist hoch. Ebenso sind zwei Drittel der TeilnehmerInnen davon überzeugt, dass ein moderierter Online-Workshop genauso effektiv ist wie ein Präsenz-Workshop. Sie betrachten dabei das Gesamtbild von Reisen, Wartezeiten, Übernachtung, Kosten und die eigentliche Veranstaltung.

Natürlich funktionieren diese Veranstaltungen nicht von selbst. Es braucht eine intensive Vorbereitung, professionellen Umgang mit den Tools und eine klare Moderation – alles lernbar.

Erzählen Sie uns, wie Sie im Berufsalltag Online-Workshops und Meetings erleben!
Welche Tipps, Tricks und No-Goes kennen Sie?

Frank Waible

Veränderung zieht sich wie ein roter Faden durch meinen beruflichen Werdegang. Es hat mich immer beschäftigt, wie eine nachhaltige und wertschätzende Veränderung gelingt.
Als Organisationsberater konzentriere ich mich auf Veränderung, Strategieentwicklung und Agile Organisationsformen, Führungskräfteentwicklung und -begleitung, und Führen von verteilten, virtuellen Teams. Nach meinem Studium als Diplom Wirtschaftsingenieur hatte ich die Möglichkeit, in internationalen Unternehmen Veränderungen in der Führungs- und Organisationskultur maßgeblich mit zu gestalten. Als Führungskraft, Experte, Berater und Trainer war es mir immer wichtig, die betroffenen Menschen sinnstiftend an der Veränderung mit zu beteiligen. Aufgrund meiner Tätigkeit im internationalen Umfeld finde ich es erfrischend und spannend, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
Mein Credo ist, die Menschen wertschätzend in selbstbestimmtes Tun zu bringen, damit Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen gemeinsam einen erfolgreichen Weg kreieren und leben.

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Frank Waible 2018-03-25T13:05:36+00:00 3. April 2017|

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